Meios Tecnológicos Autorizados para a Celebração, Participação e Votação das Sessões de Diretório

Dia 17 de novembro de 2020, a Comissão para o Mercado Financeiro (“CMF”) emitiu a Regra Geral nº 450, que dá instruções sobre os meios tecnológicos autorizados para a realização de reuniões de diretoria em empresas controladas pela CMF (a “NCG 450”).

Antes de verificar os termos da nova medida, devemos lembrar que, conforme os artigos 47 e 48 da Lei 18.046, a Lei das Sociedades Anônimas e o artigo 82 do Decreto 702, que aprova o Regulamento das Sociedades Anônimas, entende-se que os conselheiros que, apesar de não estarem fisicamente presentes, estão simultânea e permanentemente comunicados por meios tecnológicos com os demais conselheiros, participam das reuniões. Nas empresas fechadas, os meios tecnológicos serão determinados pela diretoria e, na ausência de acordo, poderão ser utilizados os mecanismos determinados pela Comissão do Mercado Financeiro (CMF).

Da mesma forma, a lei indica que um registro das deliberações e acordos deve ser feito num livro de atas por qualquer meio, desde que estes ofereçam a certeza de que não pode haver interpretações, supressões ou qualquer outra adulteração que possa afetar a fidelidade das atas; e em gravações, no caso de corporações abertas, desde que sejam feitas em meios que permitam a gravação fiel do áudio das deliberações, a menos que de outra forma acordado pela diretoria unânime.

A presença e participação na reunião dos diretores que participaram por meios tecnológicos será certificada pelo presidente, ou quem estiver atuando como presidente, e pelo secretário da diretoria, sendo este fato registrado na ata que for lavrada.

A este respeito, a CMF deu algumas instruções a respeito deste assunto, que resumimos a seguir:

Neste sentido, a Regra Geral Nº 434 da CMF, datada de 13 de fevereiro de 2020, autoriza mecanismos para o uso de assinaturas eletrônicas na assinatura de atas do conselho de administração de empresas controladas pela CMF.

A Lei 19.799, que regulamenta os documentos eletrônicos, as assinaturas eletrônicas e os serviços de certificação de assinaturas eletrônicas, distingue:

1) A Assinatura Eletrônica Avançada (FEA) como aquela certificada, por meio de um Certificado de Assinatura Eletrônica, por um Prestador de Serviços de Certificação (PSC), acreditado perante a Subsecretaria de Economia e Empresas de Pequeno Porte, que foi criada utilizando meios que o titular mantém sob seu controle exclusivo, de modo que seja vinculada somente a ele e aos dados a que se refere, permitindo a posterior detecção de qualquer modificação, verificando a identidade do titular e impedindo-o de não conhecer a integridade do documento e sua autoria.

2) A Assinatura Eletrônica Simples como qualquer som, símbolo ou processo eletrônico, que permite ao destinatário de um documento eletrônico identificar pelo menos formalmente seu autor e que não se qualifica como FEA. Por sua vez, existem dois tipos de Assinatura Eletrônica Simples:

  1. a) Assinatura digitalizada: aquela que corresponde a uma foto do desenho da assinatura, paga em um arquivo, ou desenhada.
  2. b) Assinatura Eletrônica Simples com Certificado: aquela certificada por um Certificado de Assinatura Eletrônica. Ao contrário da FEA, as empresas PSC que emitem este certificado não precisam ser credenciadas perante a Subsecretaria do Ministério da Economia.

Para assinar a ata da Sessão de Diretório com assinatura eletrônica é necessário:

(i) Um acordo prévio do conselho de administração estabelecendo os meios para verificar a identidade do signatário. Se uma assinatura eletrônica avançada não for utilizada, os sons, símbolos ou processos eletrônicos utilizados para esse fim devem ser previamente acordados pelo diretório.

(ii) Deve ser incluída na respectiva convocação para a reunião ou assembleia, o que permitirá a participação e votação à distância e deve ser registrada no registro de presença.

(iii) O gerente geral, ou quem quer que tenha oficializado como secretário na respectiva reunião, deve registrar, ao incorporar a ata no livro, o fato de que a referida assinatura eletrônica corresponde ao diretor que aparece assinando a respectiva ata.

Embora o regulamento permita tanto assinaturas eletrônicas simples quanto avançadas, na prática, os bancos chilenos, por uma questão de política interna, só aceitam atas que são assinadas com uma assinatura eletrônica avançada.

A fim de especificar as instruções relativas aos meios tecnológicos autorizados para a realização de reuniões do conselho, como mencionado no início deste relatório, em 17 de novembro de 2020, a CMF emitiu a Regra Geral nº 450, que revoga a Circular nº 1530 de 2001.

A CMF autoriza a participação remota em sessões de diretório, através de sistemas de transmissão e recepção bidirecional de sons, imagens ou informações, que permitem a interação dos diretores em tempo real, simultânea e permanentemente, independentemente de a comunicação ser por linha física, radioeletricidade, meios ópticos, sistemas eletromagnéticos ou outros meios.

Neste sentido, a CMF estabelece certas obrigações para o uso de meios tecnológicos:

– Toda sociedade anônima deve ter pelo menos um sistema que permita aos diretores exercer seu direito de assistir às reuniões do conselho à distância, sem custos, incluindo o secretário do conselho. Para estes fins, o local onde a reunião é realizada será considerado tanto o domicílio legal da corporação quanto o virtual.

– O gerente geral ou o secretário da diretoria, conforme o caso, deve comunicar aos diretores, com a devida antecedência, a maneira e o tempo em que os sistemas estarão disponíveis, os assuntos que serão tratados na reunião e a maneira em que as deliberações serão realizadas.

– O Presidente ou o Secretário do Conselho de Administração deverá certificar e registrar na ata:

– Que os sistemas de assistência remota foram habilitados, permitindo que todos os diretores atendessem e participassem, sendo comunicados durante toda a sessão simultânea e permanentemente; e

– A identidade daqueles que utilizaram tais sistemas.

– As deliberações e acordos de cada sessão devem ser registrados em ata, armazenados em meios físicos ou digitais que garantam sua fidelidade e integridade, e devem ser assinados por todos os diretores presentes, seja fisicamente ou por meio de uma assinatura eletrônica (simples ou avançada), e devem ser registrados em um único documento, que não pode ser assinado por uns fisicamente e por outros com uma assinatura eletrônica.

Estas informações não constituem um conselho jurídico. Permanecemos à sua inteira disposição para solicitar informações adicionais sobre qualquer um dos assuntos acima.

Atenciosamente,

I Chirgwin I

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